Делопроизводство и ведение архива в организации

Описание мероприятия

Длительность обучения: 3 дня
Формат обучения: очный/дневной
Язык обучения: русский
Адрес проведения: Москва, м. Ботанический сад / м. ВДНХ, ул. Сельскохозяйственная, д. 17, корп. 5, Гостиница Бизнес-Турист

Для кого эта программа

Для:

• секретарей,
• офис-менеджеров,
• помощников руководителя,
• администраторов,
• сотрудников канцелярии.

Выдаваемые документы

Удостоверение о повышении квалификации

Описание программы

Управленческий документооборот в современном офисе

• Функции службы делопроизводства
• Алгоритм документирования управленческих решений
• Оформление проектов документов
• Процедура согласования (визирования) документа
• Подписание документов. Утверждение документов. Делегирование права подписания (утверждения) документов (приказ о распределении полномочий, доверенность)
• Организация движения документов в процессе принятия и исполнения управленческих решений
• Сроки прохождения документов
• Контроль исполнения документов (поручений). Сроки исполнения документов (типовые, индивидуальные)
• Организация работы с исполненными документами
• Систематизация документов и организация их хранения
• Номенклатура дел организации. Порядок разработки, утверждения и введения в действие
• Определение сроков хранения документов
• Практикум: Составление номенклатуры дел
• Порядок передачи документов на архивное хранение
• Порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения
• Практикум: Оформление актов о выделении дел на уничтжение, об уничтожении дел
• Административная ответственность за нарушение установленного порядка работы с документами

Бережливый офис

• Краткая история развития концепции бережливого предприятия
• Ценность, поток создания ценности в офисной работе
• Потери. Как повысить производительность труда
• Оптимизация офисных процессов
• Организация рабочего пространства
• Визуализация задач

Современный архив: нормативно-методическая база, организация работы

• Место архива в организационной структуре предприятия. Положение об архиве организации, основные задачи, направления деятельности и функции архива
• Нормативно-правовые акты, регламентирующие работу с архивными документами. Основные правила работы архивов организаций
• Номенклатура дел организации и номенклатуры дел структурных подразделений организации: порядок разработки, утверждения, ведения и внесения изменений
• Формы номенклатуры дел. Особенности составления номенклатуры дел с нуля и доработка уже имеющейся номенклатуры
• Индексация дел и сроки их хранения. Структура перечней. Порядок определения хранения дел по перечню. Сроки хранения электронных документов
• Критерии ценности документов. Создание и организация работы экспертной комиссии по определению ценности документов. Оформление результатов проведения экспертизы
• Оформление и описание дел. Особенности оформления обложки дела в организациях различных форм собственности. Составления листа-заверения. Составление внутренней описи дела. Особенности формирования и оформления личных дел
• Процедура передачи документов на хранение в архив организации
• Документирование процедуры уничтожения документов с истекшими сроками хранения
• Порядок уничтожения документов с различными сроками хранения. Особенности уничтожения конфиденциальных документов. Составление акта об уничтожении дел
• Требования по обеспечению сохранности документов
• Проверка наличия и состояния архивных дел
• Правила выдачи документов из архива
• Правила изъятия документов из архива
• Использование документов архива: правила оформления и порядок выдачи архивных справок, копий, выписок, информационных писем и других документов по различным вопросам
• Организация и создание электронного архива
• Аутсорсинг архива: достоинства и недостатки

Учебный план:

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ

• Функции ДОУ на предприятии. Организационно-информационное обеспечение деятельности руководителя.
• Формы и типовые организационные структуры ДОУ
• Документирование. Понятие о документах, способах документирования, носителях информации и функциях документа.
• Признаки и структура документа.
• Классификация документов.
• Документная лингвистика.
• Унификация и стандартизация документов. Унифицированные системы документации.
• Создание документов: правила составления и оформления. Формуляр-образец, реквизиты и бланки.
• Право подписи и доверенности.
• Практикум: Создание бланка документа (проекта документа).
• Организационно-распорядительные документы. Правила оформления основных видов организационно-распорядительных документов
  • Организационно-правовые документы
  • Распорядительные документы
  • Справочно-информационные документы.
• Специальная документация
  • Кадровая документация.
  • Научно-техническая документация
  • Финансовая документация
  • Договорная документация
• Конфиденциальное делопроизводство
• Носители информации: бумажные, электронные.
• Электронная подпись.
• Информационные системы.
• Использование, хранение и уничтожение документов.
• Правовое регулирование работы с документами.

ДОКУМЕНТООБОРОТ В СТРУКТУРЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

• Основные принципы организации делопроизводства и документооборота
• Внутренний документооборот организации и документооборот между организациями.
• Прием, рассмотрения и регистрации документов
  • Прием поступающих документов, организация доставки документов
  • Организация рассмотрения документов
  • Регистрация документов
• Информационно-справочная работа
• Сроки и контроль исполнения документов
• Организация отправки исходящих документов.
• Документопотоки.
• Организация оперативного хранения документов
• Требования к организации хранения исполненных документов в делопроизводстве. Номенклатура дел
• Требования к формированию дел в делопроизводстве
• Практикум: Составление номенклатуры дел.
• Экспертиза ценности документов
• Подготовка дел к архивному хранению
• Основные понятия об архивном хранении
• Организация работы с документами, имеющими грифы ограничения доступа.
• Уничтожение документов.
• Практикум: Оформление актов о выделении дел документального фонда на уничтожение.
• Электронный документооборот. Преимущества и риски.
• Варианты смешанного документооборота. Принципы оптимального соотношения.

ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ. СОВРЕМЕННЫЙ АРХИВ КОМПАНИИ

• Правовое регулирование сохранности документов на предприятии.
• Виды и подчиненность архивов. Архив в организационной структуре предприятия.
• Основные задачи, направления деятельности и функции архива.
• Нормативно-правовые акты, регламентирующие работу с архивными документами. Основные правила работы архивов организаций.
• Сроки хранения документов. Типы и виды перечней хранения.
• Экспертиза ценности документов для архивного хранения:
  • Критерии ценности документов
  • Экспертная комиссия
  • Рабочие документы экспертизы.
• Практикум: Составление проекта приказа об организации экспертной комиссии.
• Номенклатура дел организации в работе архива:
  • Порядок разработки, утверждения, ведения и внесения изменений
  • Индексация дел
  • Требование к формированию дел для архивного хранения.
• Процедура передачи документов на хранение в архив организации.
• Порядок уничтожения документов с различными сроками хранения:
  • Последовательность и документирование процедуры уничтожения дел.
  • Последовательность согласования акта об уничтожении дел.
  • Особенности уничтожения конфиденциальных документов.
  • Способы уничтожения документов.
• Практикум: Выбор способа уничтожения документов. Составление акта об уничтожении дел архивного фонда.
• Требования к помещениям по обеспечению сохранности документов.
• Правила работы с архивным фондом:
  • Проверка наличия и состояния архивных дел.
  • Розыск отсутствующих документов.
  • Правила выдачи и документов из архива
  • Правила изъятия документов из архива
  • Использование документов архива: оформление и выдача архивных справок, копий, выписок, информационных писем и др.
• Практикум: Оформление архивной справки.
• Электронный архив: возможности и ограничения.
• Взаимодействие архива организации с контролирующими органами.
• Аутсорсинг архива: достоинства и недостатки
• Смешанные варианты хранения документов.

Преподаватели